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关于印发《长江大学会议管理办法》的通知

发布时间: 2018-11-15 16:54:22 浏览次数:次 编辑:体育学院


 

长 江 大 学 文 件

 

 

长大校发201776

 

 




 

 

 

 

 

 


关于印发《长江大学会议管理办法》的通知

 

校属各单位:

《长江大学会议管理办法》已经校党委常委会讨论通过,现予印发,请遵照执行。

                                                                                                                      


                                                                                                             长江大学

                                                                                                          201765

 

 

 

长江大学会议管理办法

 

第一条  为了进一步加强和规范学校各类会议的组织与管理,提高会议质量和效率,根据《湖北省<党政机关厉行节约反对浪费条例>实施办法》和《湖北省省级党政机关会议费管理办法》等有关文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条  会议安排的原则

会议安排遵循精简高效、急缓有序和力求节约的原则。

会议召开应确有必要,主题鲜明,准备充分,注重实效;能合并召开的会议,要合并召开;应尽可能缩短会期,并合理安排与会人员;部门职责范围内或主管领导权限内可以决定的事项,尽量不开会。

第三条  会议的类型及负责部门

(一)主办校内会议

学校各类会议原则上在校内举行。确需在校外召开的重要会议,应报校长办公会批准后方可举行。会议的组织及会务工作由牵头部门负责。校内会议实施分级分类管理:

1.一类会议(见附件1

1)学校党委全委会和常委会、校长办公会、校领导周例会:全体校领导参加,学校办公室负责组织;

2以党委或学校名义召开的大型综合性会议:报党委会或校长办公会同意,全体校领导参加,由学校办公室牵头组织,相关部门配合。

2.二类会议

1)各种专题性、业务性会议:报主管领导审批后,主管校领导参加,由业务归口部门牵头组织,相关部门配合;

2)为解决紧迫问题所召开的现场办公会议:由主持会议的校领导指定一个牵头部门负责组织,相关部门配合。

3.三类会议

各单位内部召开的各种会议,由各单位自行组织。如邀请校外人员参加思想文化类讲座、论坛、报告会、研讨会等,应报党委宣传部审批。

(二)承办校外会议

1.会议承办单位(含校内主办、协办单位,下同)应至少提前一个月向学校办公室提交承办校外会议的书面申请。申请中应包括会议名称、会议内容、会议日程、会议地点、主办单位、承办或协办单位、会议规模、主要代表职务和人数、经费来源和经费预算,以及学校承担的任务等内容。

2.学校办公室根据学校实际情况对会议方案进行分析论证,提出是否接受申请的具体意见,请示主管校领导同意,并适时提交校长办公会研究批准。

3.会议承办单位在接到学校办公室关于可以接受校外会议的通知后,方可告知主办单位发出会议通知,并与校内有关单位协商。未征得学校同意,各单位不得自行承接校外会议。

(三)参加校外会议

学校教职工参加校外举办的各种会议,特别是需要交纳较高会务费或行业年费的会议,应严格履行审批手续。未经批准,不予报销会议相关费用。行政管理人员由分管校领导或所在单位负责人审批;教师、教辅人员参加学术会议由教学院(部)负责人审批;教职工参加国际学术会议或活动,按相关规定执行。

第四条  会议的基本要求

1.会议时间。校内会议会期均不得超过2天;传达和布置类会议会期不得超过1天。

2.会议规模。各类会议需按批准文件严格控制参会人员和工作人员数量。一般情况下工作人员控制在参会人员人数的10%以内。教代会等大型会议,工作人员控制在参会人员人数的15%以内。

3.会议形式。学校各类会议应充分考虑学校多校区办学实际,切实改进会议形式,充分运用网络视频、多媒体会议系统等现代信息技术手段,尽量减少跨校区参会人员及次数,降低会议成本,提高会议效率。涉及多校区人员参会的会议,应优先采取网络视频会议方式召开。

第五条  会议召集的基本程序

(一)确定会议中心议题。全校综合性会议议题一般由学校党委常委会或校长办公会确定;业务会议由相应职能部门根据工作的实际需要提出,报主管校领导审定。各部门在确定会议中心议题时,要本着集中、精简的原则进行安排,确保会议达到预期目的。

(二)确定会议议程、日程和主持人。

(三)确定与会人员名单。全校综合性会议与会校领导名单由学校办公室安排。各种业务会议,原则安排主管校领导和必须出席的校领导。各单位邀请校领导参加本部门会议或其他活动,应向学校办公室提出申请或建议,由学校办公室统筹协调相关校领导参加。学校办公室每周五汇总安排下一周需领导出席的所有会议、活动,周五前未办理申报手续的会议或活动,一般不再临时安排。

(四)履行会议报批手续。由部门组织的全校业务性会议或部门承办的校外会议,需使用学校公共会议场地的,应填写《长江大学大型会议(活动)审批表》(见附件2),并至少提前一周报学校办公室,以便统筹协调安排。

(五)会议通知。学校党委和行政召开的会议及大型综合性会议,由学校办公室根据学校会议决定或校领导指示负责会议通知。各类专题性、业务性会议,由组织会议的职能部门负责会议通知。会议通知应含以下要素:会议内容、会议时间、会议地点、与会人员和会议要求等。

(六)会议材料的准备。会议组织部门负责会议材料的起草、修改、打印、装订和发放。所有材料应按文件要求的规格尺寸制作,不应有错字、错页、漏页、污渍。会议组织部门邀请校领导出席会议并讲话时,应负责草拟领导的讲话材料,提前送学校办公室初核后提交校领导本人审定。

(七)会场布置。会议组织部门负责会场布置,相关部门予以协助。设主会场、分会场的会议,应明确各会场负责人,组织会议签到和维持会场秩序。召开视频会议应提前调试好视频设备,指定专人现场管理或维护视频会议系统。

(八)会场服务。大型重要会议必须签到。内容重要且需要时间思考酝酿的材料,应提前发放给会议代表。其它的会议材料可在会前发放。特别重要的大型会议还应制发会议证件,安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。

(九)会后工作。会议组织单位应尽快根据会议精神,将校领导和上级领导的重要讲话整理成文稿,必要时草拟会议纪要,送学校办公室按程序制文;重要会议的全套会议材料须整理后送学校档案馆存档;会议的决议、决定,由会议组织部门负责督促落实。

第六条  会议费管理

1.会议费的开支范围。校内会议开支范围包括伙食费、交通费、印刷费、医药费等。交通费是指用于会议统一组织的考察、调研等发生的费用。

跨校区参加校内会议的,其补助按照《长江大学差旅费管理办法》执行。

2.会议费开支渠道。校内会议原则上从年初部门预算的公用经费中列支。

3.会议费报销。会议费报销必须一事一结,报销时应提供会议审批文件、会议通知、实际参会人员签到表、会议定点场所出具的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

第七条  会议纪律

(一)办会纪律

1. 校属各单位在校内外召开的会议,必须严格履行报批手续,做好“HSE (健康、安全、环保)准则”说明,明确责任人。

2.各单位一律不准到上级部门明令禁止的风景名胜区召开、承办各种会议。

3.各单位应严格按照相关规定办会,不得超标准安排会议用房;不得宴请与会人员;不得提供高档菜肴,不上烟酒;会场不摆花草,不制作背景板,不提供水果;不得组织与会议无关的参观游览、高消费娱乐、健身活动;不得发放纪念品及其他物品。

4.严禁在会议费中列支公务宴请费用。

(二)参会纪律

1.与会人员应按要求参加会议,如因特殊情况不能参加,必须提前向会议组织者或主持人请假,并在获准情况下,安排其他人员参加。

2.参加会议的人员,一般应提前到达会场,不得迟到、早退。会议期间,不得办理与会议无关的事情。

3.与会者发言时应有充分准备,紧扣主题,重点突出,内容精炼。

4.凡涉密事项,与会人员必须严格按保密要求,妥善保管会议文件,需要退回的文件要及时退回。

第八条  本办法自发文之日起实施,由学校办公室负责解释。原《长江大学会议管理办法》(长大校发〔20163号)同时废止。

 

附件:1.长江大学常规一类会议(活动)一览表(暂列)

2.长江大学大型会议(活动)审批表

 

 

 

 


 


附件1

长江大学常规一类会议(活动)一览表(暂列)

 

一、校领导会议

序号

会议名称

时间(预计)

地点

参会人员

组织单位

备注

1

长江大学党委常委会

每月12

校内

党委常委/固定列席人员:非党员副校长、校长助理、学校办公室主任、纪委副书记/列席:议题部门负责人

学校办公室

按议事规则

组织

2

长江大学校长办公会

21

校内

校领导、校长助理/固定列席人员:学校办公室主任、监察处长/列席:议题部门负责人

学校办公室

按议事规则

组织

3

校领导周例会

每周星期一上午

校内

校领导、校长助理/固定列席人员:学校办公室主任、宣传部长

学校办公室

书记/校长

轮流主持

 

 

 

 

 

 

 

 

二、大型综合性会议或活动

序号

会议名称

时间(预计)

地点

参会人员

组织单位

备注

1

长江大学年度工作会议

春季开学前

(半天)

校内

全校处级以上干部/二、三级教授

学校办公室

一年一度

2

长江大学年度科技工作会议

3月或4

校内

校领导/中层干部/科技先进集体代表和优秀科技工作者

科发院/学校办公室

一年一度

3

长江大学毕业典礼

6月中旬

(半天)

校内

校领导/相关二级单位主要负责人/教授代表

学校办公室/学生工作部

一年一度

4

长江大学暑期工作研讨会

7月或8

(一天或两天)

校内

或校外

全校处级以上干部

学校办公室/

议题部门

一年一度

5

长江大学新生开学典礼

9

(半天)

校内

校领导/相关二级单位主要负责人/

教授代表

学校办公室/

学生工作部

一年一度

6

长江大学教师节庆祝大会

910

校内

校领导/相关部门负责人/师生代表

工会/学校办公室

一年一度

7

长江大学校友节

101--4

校内

校领导/相关中层干部/校友联络员

校友办/学校办公室

一年一度

8

长江大学运动会

10月中旬

(二天)

校内

校领导/体委全体成员/全校师生

校体委/学校办公室

一年一度

9

长江大学教职工代表大会

冬季学期末

(一天)

校内

校领导/教代会代表/列席代表

校工会/学校办公室

一年一度

10

校领导述职考评会议

岁末年初

校内

校领导/处级干部/教师代表

学校办公室/组织部/纪委

一年一次

说明:1.按照中央八项规定精神,本着精简高效的原则,尽量压缩会议次数、规模、时间、经费等,提高会议效率;

      2.大型会议或活动必须经过报批程序。


附件2

长江大学大型会议(活动)审批表

 

申请单位:                        申请日期: 

会议名称

 

会议时间

 

会期

 

会议地点

 

会议规模

 

经费预算

 

开支渠道

 

参会人员

 

承办/协办

单位

 

前期与相关单位沟通、协调论证情况

(可附件说明)

会议内容及

主要议程

(可附件说明)

主管校领导意见

 

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